Prêts pour le Facility Management numérique

^{Publication: 01.11.2018}

La numérisation bouleverse littéralement tous les secteurs – et l’immobilier ne fait pas exception. En se dotant d’un système CAFM, Honegger SA s’est équipée pour le futur (digital).

« Immobilis » signifie en latin « qui ne se meut pas ». Or l’immobilisme ou l’inertie seraient désastreux pour l’immobilier, car le Facility Management (FM) et le Real Estate Management se sont développés à une vitesse impressionnante et ont connu une mue fondamentale ces dernières années. Le besoin croissant d’efficience dans les coûts, de flexibilité et de transparence dans les processus commerciaux constitue par exemple de nos jours l’un des grands défis qui se posent au Facility Management. À l’ère de la numérisation, la branche est par ailleurs forcée à quitter sa zone de confort, à remettre en question ses champs et modèles d’activité et à mettre en œuvre avec succès de nouvelles possibilités techniques et des solutions innovantes.

Le besoin d’informations est croissant

Comment adapter les prestations FM à ces nouveaux besoins ? Comment mesurer la qualité et la préserver dans le respect du cadre budgétaire ? Comment aligner les concepts de poste de travail sur la mobilité croissante des collaborateurs ? Quels sont les frais réels et où sont les économies potentielles ? C’est à ces questions et à tant d’autres que la branche se voit confrontée.
Le besoin d’informations est grand : données opérationnelles concernant les bâtiments, les surfaces et leur utilisation, contrats de bail, de livraison ou de service, chiffres de consommation d’énergie, planning des collaborateurs, frais de maintenance et d’entretien. Pour ne donner que quelques exemples de données que doit gérer un Facility Management moderne.

Centralisation des données grâce à CAFM

Dans ce contexte, il est essentiel de rassembler les informations dans une base de données centralisée et structurée. Les données doivent aussi être liées aux différents processus commerciaux du Facility Management. Le mot magique est CAFM (Computer Aided Facility Management). Ce logiciel intégré est connecté à d’autres solutions informatiques telles que les systèmes ERP (Enterprise Resource Planning), HR (Human Resources) ou GTB (gestion technique de bâtiment). L’échange de données est bilatéral. Les systèmes HR fournissent au CAFM des données liées au personnel et les systèmes GTB des informations d’ordre technique. Le logiciel envoie alors par exemple des informations sur la structure des coûts à l’ERP ou met à jour les données géographiques ou téléphoniques dans le système HR. Le CAFM est d’une utilité significative : augmentation de l’efficacité en évitant les doublons, meilleure intégration des collaborateurs, informations plus précises sur l’état de la technique du bâtiment, meilleure planification, intégration des processus et suivi. Ce qui permet d’optimiser les coûts en permanence.

CAFM chez Honegger

Honegger exploite depuis cette année un système CAFM du nom de « myMCS ». Il a pour but d’améliorer en permanence l’efficacité et la qualité de nos prestations. Le système nous donne la possibilité de synchroniser le plan d’entretien, les inspections, les travaux de nettoyage, les tickets et les mandats avec la planification du personnel. En outre, le coût de gestion des bâtiments diminue fortement, car beaucoup de tâches sont automatisées. Il suffit de prendre pour exemple les décomptes de charges qui se font de manière automatique et donc plus précise. Ce système permet d’améliorer considérablement l’efficacité, la documentation et la clarté.
L’introduction de ce système CAFM place Honegger SA en première ligne en matière de numérisation, ce qui lui permettra de répondre de la meilleure des manières aux défis du monde digital.

Auteur: Freek van den Hout, responsable du Facility Management